Begeleidende mail bij je sollicitatie

Tegenwoordig solliciteer je vooral via een website. Met één klik op de knop vul je automatisch een formulier in om te solliciteren. In het formulier vul je jouw gegevens in, upload je jouw CV en motivatiebrief en je bent klaar.

Toch komt het nog voor dat je jouw sollicitatie via de e-mail moet versturen. Ook kiezen veel sollicitanten ervoor om, ondanks een formulier, via de e-mail te solliciteren om extra op te vallen tussen de concurrentie. Een strategie die zeker effectief kan zijn, als jij het goed aanpakt.

Redenen om via de mail te solliciteren zijn dat je wilt opvallen of dat je een open sollicitatie wilt doen.

Voor het solliciteren op een vacature zijn er twee soorten mails:

• Optie 1. De mail is de motivatiebrief met het CV in de bijlage
• Optie 2. Een korte begeleidende mail en het CV en de motivatiebrief in de bijlage

Recruiters en werkgevers hebben de voorkeur voor optie 2. Onaangekondigde lange teksten schrikken af. Op het moment dat ze tijd hebben ingepland om de sollicitaties te gaan bekijken, nemen ze rustig de tijd om jouw motivatiebrief te lezen. tijd hebben ingepland om de sollicitaties te gaan bekijken, zullen ze rustig de tijd nemen om jouw motivatiebrief te lezen.

Professioneel e-mailadres

Gebruik altijd een professioneel e-mailadres bij het versturen van jouw sollicitatie. Vermijd het gebruik van onprofessionele emailadressen als janneke_houdtvanwijn@hotmail.com. Hiermee loop je het risico om niet serieus genomen te worden.

Gebruik ook nooit een e-mailadres van je huidige werkgever voor een sollicitatie. Werkgevers nemen niet snel iemand die schaamteloos gebruik maakt van de middelen van een werkgever voor privédoeleinden.

Maak eventueel een nieuw e-mailadres aan speciaal voor sollicitaties en houd het simpel: voornaam.achternaam@e-mailprovider.com. Moeite doen om fouten te minimaliseren, valt ook onder het kopje beleefdheid. En om te voorkomen dat je een e-mail per ongeluk vroegtijdig of niet afgerond verstuurt, is het aan te raden om pas na het afronden van je bericht, het e-mailadres van de ontvanger in te voeren.

Onderwerp regel

Vermeld in de onderwerpregel dat het gaat om een sollicitatie en op welke vacature je solliciteert. Dan is het voor de ontvanger direct duidelijk waar het over gaat en kan hij het makkelijk terugvinden.

Voorbeelden

‘Financiële duizendpoot klaar om aan te pakken bij uw organisatie’

‘Met deze solliciterende office manager is alles snel geregeld’

Een persoonlijke aanhef

Je mail begint met een aanhef, weet dus naar wie je de e-mail stuurt! Persoonlijke benadering spreekt meer aan. Om de kans op succes te vergroten, moet je op zoek gaan naar de juiste persoon, dat is vaak degene die beslissingen neemt over het aannemen van medewerkers op de afdeling waar jij wilt werken.

Bij veel vacatures staat de naam van de contactpersoon gewoon in de vacature vermeld. Mocht dit niet het geval zijn moet je actief op zoek moeten gaan naar de verantwoordelijke persoon.

Kies voor het eerste mailcontact altijd een formele aanhef. Wanneer jouw contactpersoon op een informele manier reageert kun je op gelijke wijze reageren. Begin je e-mail bijvoorbeeld met ‘Beste Nienke Smit’ of ‘Geachte mevrouw Smit’ bij heel formele organisaties.

Compacte tekst

In de begeleidende mail van je sollicitatie vertel je niet hetzelfde verhaal als in je motivatiebrief. Ontvangers van de mail hebben geen tijd en zin om in de mail bijna hetzelfde te lezen als in de motivatiebrief.

Houd daarom je mail kort, bondig en to the point. Door alleen de relevante zaken te vermelden wordt het doel duidelijk en wek een beetje interesse op bij de lezer.

Voorbeelden

‘De combinatie van de vakgebieden ‘onderwijs’ en ‘HR’ zijn mij op het lijf geschreven, vandaar dat mijn hart van deze vacature direct sneller begon te kloppen.’

‘Met mijn inhoudelijke kennis van de financiële wereld in combinatie met mijn drang naar innovatie, kan ik direct van toegevoegde waarde zijn in deze functie.’

Vervolg je mail met een zin over een verwachte reactie.

Voorbeelden

‘Graag bespreek ik in een persoonlijk gesprek de mogelijkheden verder. Ik kijk uit naar uw reactie.’

‘Bij voorkeur licht ik mijn motivatie in een persoonlijk gesprek nader toe. Ik hoor graag van u.’

‘Als u mij uitnodigt voor een persoonlijk kennismakingsgesprek, licht ik mijn enthousiasme en geschiktheid voor de functie met veel plezier mondeling toe. Ik zie dan ook uit naar uw reactie.’

‘Ik kijk ernaar uit om in een persoonlijke setting te bespreken wat ik voor uw organisatie kan betekenen. Alvast bedankt voor uw reactie.’

Maak er een gewoonte van om onderaan je e-mailbericht je naam en telefoonnummer te vermelden. Zo kan de lezer jou nog gemakkelijker bereiken.

Bijlage

Verwijs in de tekst naar je CV en motivatiebrief die je als bijlage hebt toegevoegd. Dit kun je doen in één zin en hoeft niet uitgebreid te zijn.

Voorbeelden

‘In de bijlage vindt u mijn CV en motivatiebrief.’

‘Hierbij stuur ik u mijn CV en sollicitatiebrief als bijlage.’

‘Meer informatie vindt u in mijn CV en sollicitatiebrief (zie bijlage).’

‘Ik verwijs u graag naar mijn CV en motivatiebrief in de bijlage.’

Verstuur je CV en brief als pdf en zorg ervoor dat je bijlagen een nette naam hebben, zoals: ‘CV-Marjon-Willems.pdf’ en ‘Motivatiebrief-Marjon-Willems.pdf’.

Vergeet vervolgens niet je bijlage toe te voegen!

Doe een grondige check

Je hebt maar één kans op een goede eerste indruk. Check daarom jouw e-mail voordat je hem verstuurt. Laat het desnoods nog door iemand in je omgeving controleren.

Spelfouten kunnen echt niet in een sollicitatie, recruiters knappen erop af.

Gebruik geen speciale lettertypes, geen dikgedrukte letters of schuingedrukte woorden. Niet ieder e-mailprogramma herkent dit of laat de mail op dezelfde manier zien. Zo voorkom je dat je mail moeilijk, of zelfs onleesbaar wordt. Je kan je e-mail een keer als test naar jezelf sturen om te kijken hoe de e-mail aankomt.

Nabellen

Bel na een week altijd even na. Vraag of je mail goed is aangekomen.

Er zijn 2 belangrijke redenen waarom je dit altijd handig is om te doen:

• De kans is klein, maar toch: het kan zijn dat er iets niet goed is gegaan met het versturen. De mailbox van de ontvanger kan bijvoorbeeld vol zitten, waardoor jouw mail niet aankomt. Of de bijlagen in de mail zijn te groot voor het mailprogramma.
• Zo spreek je de contactpersoon even! Geef aan dat je nieuwsgierig bent naar het sollicitatieproces en misschien kun je al meteen achterhalen of je mag komen, hoeveel kandidaten er zijn en hoe groot jouw kans is.

Voorbeeld Algemene mail sollicitatie

Onderwerp: Sollicitatie functie [functienaam]

Beste [naam van contactpersoon],

In de bijlage vindt u mijn CV en motivatiebrief voor de functie [functietitel] bij [naam organisatie].

Graag wil ik mijn kennis en ervaring op het gebied van [relevante expertise] inzetten om [naam organisatie] naar een hoger plan te tillen.

Ik kijk er heel erg naar uit om mijn CV en motivatie in een persoonlijk gesprek toe te lichten.

Met vriendelijke groet,

[jouw voornaam en achternaam]

[telefoonnummer]

Bijlagen:

CV-[jouw naam].pdf

motivatiebrief-[jouw naam].pdf

Voorbeeld Korte mail sollicitatie

Onderwerp: Sollicitatie functie [functienaam]

Beste [naam van contactpersoon],

Hierbij solliciteer ik naar de functie van [functie]. In de bijlage vindt u mijn sollicitatiebrief en mijn persoonlijk CV.

Graag licht ik mijn CV en motivatie toe in een persoonlijk gesprek.

Met vriendelijke groet,

[jouw voornaam en achternaam]

[telefoonnummer]

Bijlagen:

CV-[jouw naam].pdf

motivatiebrief-[jouw naam].pdf