Opbouw van je motivatiebrief

Als je gaat solliciteren, heb je een beperkt aantal middelen tot je beschikking om de werkgever te overtuigen van je toegevoegde waarde. Het CV en de motivatiebrief zijn de meest gangbare middelen en vormen de basis van een goede sollicitatie.

Hoewel er tegenwoordig ook andere hulpmiddelen bestaan, zoals een video sollicitatie en een persoonlijke website, maak je geen kans op een baan als de basis niet goed is. Het belang van een relevant CV en een goede motivatiebrief is dus groot.

Een CV is relatief makkelijk om op te stellen. Het bestaat uit een aantal standaard onderdelen en zelfs de volgorde ligt grotendeels vast. Een motivatiebrief biedt echter veel meer ruimte voor eigen invulling.

Hoewel je de inhoud naar je eigen hand kunt zetten, zorgt die ruimte ook voor veel onduidelijkheid.

Hoe begin ik mijn motivatiebrief? Wat moet ik over mijzelf zeggen? Hoe overtuig ik een werkgever dat ik de beste kandidaat ben? Met andere woorden: hoe schrijf ik een goede motivatiebrief? Door terug te gaan naar de basis.

Je moet een goede opbouw in je motivatiebrief hebben. Een overzichtelijke indeling met duidelijke alinea’s is onmisbaar om jouw sollicitatie te laten slagen. Is je brief een rommeltje? Dan is de kans niet groot dat je succesvol zal zijn.

Met jouw motivatiebrief heb je maar één kans om een goede eerste indruk te maken.

Onderwerp in de motivatiebrief

Tegenwoordig wordt een motivatiebrief via de e-mail verstuurd. In dit geval kun je de onderwerpregel weglaten. Je zet het onderwerp dan al in de onderwerpregel van de e-mail zelf.

Het onderwerp van de mail is erg belangrijk. Dit is namelijk het eerste contactpunt waarmee jij de aandacht kunt trekken. Bedenk dus een pakkende en ook duidelijke onderwerpregel. Hierin moet sowieso staan dat het een sollicitatie is voor de desbetreffende functie.

Wees naast het vermelden van de functie waarop je solliciteert ook origineel, zodat je opvalt tussen alle anderen die solliciteren. Verwerk dit in een zin die echt bij jou en het bedrijf past en trek hiermee de aandacht.

Voorbeelden

‘Ben ik jullie nieuwe accountmanager?’

‘Op zoek naar een frisse blik? – open sollicitatie’

‘Financiële duizendpoot klaar om aan te pakken bij uw organisatie’

‘Met deze solliciterende office manager is alles snel geregeld’

Aanhef

Voor de aanhef heb je meerdere opties. Zo kun je beginnen met geachte of beste en noem je vervolgens de voornaam, achternaam of allebei. Het meest gebruikt is ‘Geachte heer Pietersen’ of ‘Geachte mevrouw Jansen’. Dit is een formele aanhef en past niet altijd bij het bedrijf of de functie.

Schrijf jij jouw brief aan een heel creatief en open bedrijf, dan is daar waarschijnlijk een informele sfeer op het werk. Wanneer jouw brief dan heel formeel is, sluit het niet aan en heb je kans daarop afgewezen te worden.

De andere optie is om de volgende aanhef te gebruiken: ‘Beste Annemiek de Vries’. Dit is een nette aanhef en wat informeler. Bij een informeler bedrijf zal dit dus een meer geschikte aanhef zijn. Je sluit de aanhef altijd af met een komma en vervolgens weer een witregel.

Het kan ook zo zijn dat er geen contactpersoon wordt vermeld bij de vacature. Wanneer je niet wet aan wie je de brief moet richten, kun je kiezen om alleen beste of juist geachte te gebruiken en daarachter meteen een komma.

Weet dat een persoonlijke benadering wel meer aanspreekt. Wanneer de contactpersoon niet bekend is, bel dan het bedrijf met de vraag aan wie jij jouw brief het beste kunt richten.

Originele openingszin

De recruiter of werkgever beoordeelt zeer waarschijnlijk meerdere sollicitaties op een dag. Door de lezer wakker te schudden met een opvallende openingszin, zal hij meer aandacht aan jouw motivatiebrief besteden en je ook minder snel vergeten.

Je haalt de lezer met een goede openingszin uit zijn dagelijkse sleur en je laat direct je toegevoegde waarde zien. Dit betekent dat je cliché uitspraken als ‘Naar aanleiding van de advertentie wil ik reageren op de functie van…’ achterwege laat.

Als je indruk wilt maken, moet je direct de aandacht van de lezer trekken en je toegevoegde waarde laten zien. Dit begint al bij de eerste zin!

Wees uniek in de inleiding en trek daarmee de aandacht. Focus op jouw betrokkenheid met de organisatie of de functie. Betrokkenheid is een groot pluspunt voor werkgevers, omdat het leidt tot een hogere mate van toewijding en productiviteit.

Zet voor jezelf een aantal kenmerken van de functie of het bedrijf op papier en formuleer een zin waaruit blijkt dat je betrokken bent. Maak de lezer nieuwsgierig en probeer in verhaalvorm te schrijven. Mensen onthouden verhalen namelijk heel veel beter dan alleen feiten.

Voorbeelden

‘Op eerste kerstdag in 1994, pakte ik enthousiast mijn cadeau uit om voor het eerst kennis te maken met ‘product X’. Sindsdien ben ik verkocht. Tijdens mijn jeugd en studie ben ik met veel enthousiasme ambassadeur geweest van jullie organisatie. Nu ik mijn studie Commerciële Economie heb afgerond, wil ik hiermee doorgaan als Verkoopmedewerker.’

‘Na 474 wedstrijden van ‘Vereniging X’ te hebben bijgewoond, is het moment eindelijk daar. Ik wil de switch gaan maken van de tribune naar een plek in het beste team van jullie vereniging, het horeca team. Als ervaren teamleider, ben ik geschikt om het horeca team aan te sturen en het aanspreekpunt te zijn voor klanten en leveranciers.’

‘Na opgegroeid te zijn naast jullie vestiging, begrijp ik hoe jullie de reputatie van meest klantvriendelijke wegrestaurant hebben verkregen. 15 jaar lang ben ik verrast door de uitmuntende service en nu wil ik jullie andere klanten graag op dezelfde manier verrassen.’

‘Al jarenlang maak ik mijn eigen kleding en geef ik mijn vriendinnen advies over hun kledingstijl. Twee jaar geleden kreeg ik advies op maat terug: word kledingstylist! Na het afronden van de cursus sta ik te trappelen om bij jullie aan de slag te gaan als ‘functie X’.

‘Het was Pluis, mijn kat, die er 10 jaar geleden voor zorgde dat ik een passie ontwikkelde voor het verzorgen van dieren. Na het afronden van mijn studie Dierengeneeskunde afgelopen mei ben ik klaar om naast Pluis ook andere dieren te verzorgen!’

Mijn collega vertelde mij onlangs dat mijn telefonische vaardigheden zo goed zijn dat ik er een gewapende gijzeling mee zou kunnen beëindigen. Hoewel ik die situatie liever vermijd, wil ik mijn communicatieve vaardigheden graag als Telefonisch Verkoper inzetten bij jullie organisatie!’

Verderop in jouw motivatie licht je dit verder toe om het ook echt geloofwaardig te maken.

Jouw toegevoegde waarde

Wat kom je brengen? Wat is jouw toegevoegde waarde voor de werkgever? Waarom moeten ze jou aannemen en niet iemand anders?

Om jezelf positief te onderscheiden, moet je niet terugvallen op standaard vereisten zoals jouw opleidingen en werkervaring. Dit staat ook al in je cv en andere sollicitanten zullen waarschijnlijk vergelijkbare kwalificaties hebben.

Je moet dus opzoek gaan naar iets wat jouw onderscheidt van anderen en dat van toegevoegde waarde is voor de werkgever. Zoals jouw talenten en unieke kwaliteiten.

Zet op papier waar je van nature goed in bent en waar je hart sneller van gaat kloppen. Omdat je weet waar je van nature in uitblinkt, kun je jouw toegevoegde waarde voor de werkgever met overtuiging op papier zetten. Hiervoor moet je jouw kwaliteiten koppelen aan de kenmerken van de functie.

Maak een koppeling met de functie. Of je nu ongekend goed kan rekenen, ontzettend creatief bent of het meest stressbestendig bent in jouw omgeving, je kunt je talent altijd koppelen aan kenmerken van de functie door voorbeelden te geven.

Met relevante praktijkvoorbeelden, leg je uit hoe je met jouw kwaliteiten de werkzaamheden gaat uitvoeren. Met een vacatureanalyse verdiep je je goed in de functie, zodat je jouw kwaliteiten aan de meest relevante functiekenmerken kunt koppelen. Denk bijvoorbeeld aan de belangrijkste werkzaamheden die je gaat uitvoeren, de rollen die je gaat vervullen en de competenties die noodzakelijk zijn om de functie uit te voeren.

Keuze voor het bedrijf

Een veelgemaakte fout is dat je bij de keuze voor het bedrijf gaat beschrijven wat voor jou de voordelen zijn. Hoewel het voor de werkgever leuk is om complimentjes te krijgen, heeft hij er verder niets aan.

Het is dus de kunst om jouw keuze zo te formuleren dat het ook voordelig is voor de werkgever.

Dit kun je doen door te focussen op je persoonlijke drijfveren en deze vervolgens te koppelen aan kenmerken van de organisatie. Intrinsiek gemotiveerde werknemers zijn namelijk tevreden en bevlogen met het werk dat ze doen. Een groot voordeel dus voor jou én de werkgever.

• Persoonlijke drijfveren

Waarom solliciteer je op deze functie? Wat drijft je? Waar gaat je hart sneller van kloppen?

Geef voor jezelf antwoord op deze vragen en zet een aantal beweegredenen op papier. Kies vervolgens de beweegredenen die ook voor de werkgever van toegevoegde waarde zijn. Een hoog salaris is dat bijvoorbeeld niet.

• Kenmerken bedrijf

Je weet dat dit jouw droombaan is en hebt voor jezelf duidelijk in kaart waarom je bij de betreffende werkgever solliciteert. Selecteer een aantal unieke kenmerken van het bedrijf waardoor je je aangetrokken voelt.

Beschrijf vervolgens hoe deze kenmerken aansluiten bij jouw persoonlijke drijfveren. Op die manier laat je niet alleen zien dat je het bedrijf goed kent, maar laat je ook zien dat de baan écht bij je past.

Voorbeeld Behulpzame kracht in een klantgerichte bedrijfscultuur

‘Van nature help ik graag anderen. De erkenning die ik krijg na het helpen van mensen zorgt voor een grote bron van energie. Energie die ik gebruik om elke dag alles op alles te zetten om het welzijn van mijn patiënten te verbeteren. Jullie werkwijze waarin het belang van de klant centraal staat, sluit perfect aan bij mijn visie en stelt mij in staat om te doen wat ik wil doen: mensen de beste hulp bieden.’

Een sterke afsluiting

In de afsluiting heb je nog een keer de mogelijkheid om een positieve indruk achter te laten. Het is jouw laatste kans om de recruiter te overtuigen van je toegevoegde waarde. ‘Graag zou ik mijn motivatie toelichten in een kennismakingsgesprek’ is een veelgebruikte slotzin. Hoewel met deze zin niets mis is, kun je er echt meer uit halen.

Speel in op de behoefte van de recruiter. Waar zijn ze expliciet naar opzoek? Analyseer ook hiervoor de vacaturetekst en kijk waar de nadruk op ligt. Willen ze iemand die past binnen de bedrijfscultuur? Zoeken ze specifieke competenties en vaardigheden? Of willen ze iemand die gepassioneerd is?

Zodra je een cruciaal functievereiste hebt gevonden, gebruik je die om je slotzin te formuleren. Op die manier geef je de werkgever op het laatste moment het gevoel dat het bedrijf jou nodig heeft. Hiermee vergroot je de kans op een uitnodiging.

Voorbeeld Verkoper

‘Van kinds af aan ben ik een goede luisteraar. Hierdoor begrijp ik de klant en kan ik goed inspelen op zijn behoeften. Ik laat graag in een gesprek zien dat ik ook aan jullie behoefte kan voldoen.’

Voorbeeld Verpleegkundige

‘De erkenning die ik krijg van patiënten na het bieden van de juiste zorg, is voor mij een onuitputtelijke bron van energie. Energie die ik op papier niet goed kan uiten en daarom graag laat zien in een kennismakingsgesprek!’

Voorbeeld recruiter

‘Van kinds af aan geniet ik ervan om mensen met elkaar in contact te brengen. Ik doorzie mensen snel en weet daardoor een goede match te realiseren. Graag laat ik in een kennismakingsgesprek zien dat wij ook een goede match zijn.’

Voorbeeld open en innovatieve bedrijfscultuur

‘De open bedrijfscultuur bij jullie organisatie, zorgt voor de vrijheid en motivatie die ik nodig heb om met creatieve oplossingen te komen voor complexe vraagstukken. Graag toon ik mijn creativiteit tijdens een kennismakingsgesprek.’

Nog een voorbeeld

‘Wanneer jullie mij uitnodigen voor een gesprek, laat ik mijn frisheid en bevlogenheid zien en vertel ik jullie hoe ik al op korte termijn als ZZP-er flexibel ga samenwerken aan het succes van Philips.’

Hierdoor wordt jouw motivatiebrief niet snel vergeten

Ondertekening in de motivatiebrief opbouw

Vervolgens sluit je de motivatiebrief af met een ondertekening met een groet en je naam.

Is het een heel formeel bedrijf dan gebruik je in sommige gevallen ‘Hoogachtend’, maar gebruikelijker is ‘met vriendelijke groet’.

Voorbeeld formeel

Met vriendelijke groet, Marjan Bakker

Voorbeeld heel formeel

Hoogachtend, Marjan Bakker

Bijlage

Bijlagen vermeld je helemaal onderaan jouw motivatiebrief. Geef hier aan welke bijlage je meestuurt. Je geeft dit aan met de tekst ‘Bijlage:’ en geeft op de volgende regel een opsomming met de bijlages die je meestuurt.

Iedereen snapt dat je je CV meestuurt en daarom zou ik deze niet specifiek vermelden. Stuur niets mee dat niet gevraagd wordt. Alleen als er een duidelijk toegevoegde waarde is, maak je een uitzondering. Bijvoorbeeld als je een artikel of scriptie hebt geschreven waarin je jouw visie geeft op het werkveld.

Solliciteer jij op een creatieve functie? Dan kan het ook een portfolio zijn.

Bijlagen:

• Mijn artikel ‘…’
• Aanbevelingsbrief professor F.A. Klaassen

Vergeet vervolgens niet om de bijlage ook daadwerkelijk bij te voegen en zorgt dat je het als een PDF meestuurt.