Postbak oefening

Een populair onderdeel van een assessment is de postbakoefening. Hiermee krijgt je werkgever inzicht in hoe jij functioneert op je werkplek.

Tijdens een sollicitatieprocedure wil je potentiële werkgever van alles en nog wat over je weten om te achterhalen of jij geschikt bent voor de functie.

In de eerste plaats komt hij daar achter tijdens een of meer sollicitatiegesprekken. Daarna wil hij soms dat je een assessment ondergaat hoe jij daadwerkelijk op je werkplek functioneert.

Het doel van de postbakoefening is om erachter te komen hoe jij feiten en cijfers analyseert, prioriteiten stelt en onder druk de juiste beslissingen neemt. De oefening wordt ingezet in verschillende sectoren en voor verschillende type functies, van administratief medewerker tot ICT-specialist.

Hoe werkt een postbakoefening?

Bij een postbakoefening wordt een drukke dag op kantoor nagebootst. Jij krijgt een selectie aan brieven, e-mails en rapporten voorgelegd, net zoals je die in de functie aan het begin van de dag in je postvak kunt vinden. Bij aanvang van de test wordt aangegeven wat er van je verwacht wordt, bijvoorbeeld mailtjes beantwoorden of rapporten samenvatten.

De precieze opdracht is afgestemd op het werk dat je moet gaan doen in die functie waarop je gesolliciteerd hebt. Deze test kan zowel digitaal als met papieren documenten uitgevoerd moeten worden. Tegenwoordig wordt meestal voor de digitale versie gekozen.

Hoeveel tijd je voor de postbakoefening krijgt, kan variëren. Soms moet je hem in een half uur volbrengen, terwijl er andere keren twee uur voor wordt uitgetrokken.

Achtergrondinformatie over de organisatie en jouw functie

Om je goed in te kunnen leven in je rol tijdens de postbakoefening krijg je allerlei informatie aangeleverd voordat je daadwerkelijk moet beginnen. Neem de tijd om deze informatie goed in je op te nemen. Deze informatie kan namelijk essentieel zijn om je opdracht goed uit te kunnen voeren. Het gaat dan meestal om achtergrondinformatie over de organisatie.

Wat zijn de doelstellingen van de organisatie en wat zijn de doelen op korte termijn? Hoe is de organisatiestructuur en welke werknemers zijn er in dienst? Wat zijn belangrijke partners, klanten of andere relaties? Welke projecten spelen er en zijn er evenementen gepland die voor jou van belang zijn?

Daarnaast krijg je informatie over je eigen functie binnen de organisatie. Wat zijn precies je taken en welke verantwoordelijkheden heb je? En aan wie moet je verantwoording afleggen?

Opdrachtomschrijving

In de omschrijving wordt bijvoorbeeld aangegeven dat je ’s morgens op je werk komt en dat je om half tien een belangrijke vergadering hebt. Je hebt voor die tijd een half uur om je mail te checken, telefoonberichten te bekijken en enkele rapporten in te zien.

Je kunt op je beeldscherm dan de verschillende items aanklikken, zoals je mailbox, de telefoonberichten, de rapporten en een agenda. Ook de achtergrondinformatie zoals jouw functieomschrijving en de organisatiestructuur staan erbij.

Besteed je tijd goed

Als de tijd ingaat, moet je gelijk aan de slag. Meestal is de tijd die je krijgt aan de krappe kant, dus je zult efficiënt moeten werken. Neem altijd de tijd om je instructies zorgvuldig te lezen, zodat je je taken niet verkeerd kunt interpreteren en uitvoeren.

Soms is de informatie die je hebt gekregen niet compleet en zal je aannames moeten doen.

Maak er het beste van met de informatie die je wel hebt. Maak eerst even globaal een plan van aanpak, zodat je niet na iedere handeling hoeft te verzinnen, wat je nu eens zult gaan doen.

Prioriteiten stellen

Bekijk eerst welke items je allemaal hebt waar je iets mee moet. Lees ze allemaal eerst vluchtig door, want dan kun je beter prioriteiten stellen. Je onderste mail kan van invloed zijn op een rapport dat je moet samenvatten. Schrijf eventueel per item in een of twee regels even op wat de inhoud is.

Geef per item aan wat de hoogste prioriteit heeft. Is het urgent, dan behandel je het als eerste. Is het wel belangrijk, maar niet zo urgent, dan komt het pas later aan bod.

Acties bepalen

Bepaal van elk mailtje, rapport of wat dan ook, welke acties nodig zijn. Moet je zelf de mail beantwoorden of bijvoorbeeld doorsturen naar iemand anders? Is er een deadline en hoe vast is die? Moet je een afspraak maken, zet die dan ook in de agenda. Zo voorkom je dat je een afspraak maakt op een tijd die al bezet is.

Houd steeds rekening met het belang van de organisatie en wie de andere partij is, bijvoorbeeld de afzender van de mail. Blijf je focussen op de hoofdlijnen en laat je niet afleiden door irrelevante zaken. Werk snel en accuraat en hou de eindtijd in de gaten.

Soms komen er terwijl je aan het werk bent ineens nieuwe berichten of andere informatie binnen. Dit kan van invloed zijn op je planning, omdat dit nieuwe item gelijk actie vereist. Laat je hierdoor niet van de wijs brengen. Er wordt op die manier getest hoe flexibel je bent en of je op onverwachte gebeurtenissen kunt inspelen.

Als je erg veel acties moet uitvoeren, bedenk dan dat je in een echte situatie ook werk aan anderen kunt overlaten. Kijk dus ook hierbij wat je zou kunnen delegeren en wat je echt zelf moet doen.

Blijf rustig

Voor de hele oefening geldt: blijf rustig en werk geconcentreerd door. Doe alsof het een normale werkdag op kantoor is. Raak niet in paniek, maar straal zelfvertrouwen uit. Maak geen chaos van je bureau en werk netjes en gestructureerd.

Maak aantekeningen die je bij latere taken kunt gebruiken. Beantwoord mailtjes correct en vriendelijk. Laat je door de tijdsdruk niet verleiden om ze af te raffelen en de afzender erg kortaf te woord te staan.

Beoordeling van de postbakoefening

Bij de beoordeling van de postbakoefening wordt gekeken worden hoe jij in staat bent om complexe informatie samen te voegen, te analyseren en te beoordelen in beperkte tijd. Er wordt gekeken hoe je tot je acties komt en of je je keuzes kunt verwoorden.

Er zijn geen foute en goede antwoorden tijdens deze oefening. Je moet laten zien dat je begrijpt waar het om gaat en oplossingen aandragen. Ze willen zien hoe je je werk organiseert en je redenatie horen achter je prioritering.

Postbakoefening voorbereiden

Bereid de postbakoefening voor, voordat je het daadwerkelijke assessment gaat afleggen. Iedere postbakoefening is anders, omdat dit per functie verschilt.

Ga na met welke achterliggende gedachte de postbakoefening voor jouw functie is ontworpen. Als je dat weet, kun je namelijk zelf beter bepalen welke onderdelen je kunt verwachten en je daar op voorbereiden.