Bellen om aanvullende informatie in te winnen

Wanneer in een vacaturetekst naar jouw mening belangrijke informatie ontbreekt, bel dan de werkgever om aanvullende, relevante informatie op te vragen. Bellen is de enige manier om alle vaagheden uit een vacaturetekst op te helderen. Mooie bijkomstigheid is dat je dan al een eerste contact hebt met de werkgever, waar je een goede indruk kan achterlaten en onthouden wordt.

Vaak vind je onderaan de vacature een naam en telefoonnummer van de contactpersoon waar je je vragen aan kunt stellen. Staan er geen contactgegevens, achterhaal dan via internet het nummer van het bedrijf. Vraag naar HR of het bedrijfsonderdeel die de vacature heeft.

Zorg ervoor dat je degene te spreken krijgt die daadwerkelijk meer over de vacature weet. Omzeil de telefoondienst, secretariaatsmedewerkers en andere niet-beslissers. Koers af op degene die jou daadwerkelijk meer kan vertellen!

Laat je niet ontmoedigen wanneer de contactpersoon er niet is. Vraag naar het tijdstip waarop die persoon er wel is en bel dan nog een keer. Bel zelf en vertrouw er niet op dat diegene jou hierover terugbelt.

Houd het heft in eigen handen door met jezelf afspraken te maken over wanneer je terugbelt. Laat het niet van een ander afhangen en jij de wachtende partij bent!

Een goede voorbereiding is het halve werk:

• Verzamel zoveel mogelijk informatie over het bedrijf via internet, zoals het jaarverslag, nieuwsberichten over de organisatie etc.
• Zorg voor een rustige omgeving als je gaat bellen.
• Bereid je vragen zorgvuldig voor met maximaal 3 tot 5 vragen.
• Stel alleen relevante vragen, die nodig zijn om te beslissen om wel of niet te solliciteren.
• Bereid ook een aantal reservevragen voor.
• Zet je openingszinnen en vragen voluit op papier.
• Wees voorbereid op mogelijke tegenvragen. Bijvoorbeeld:
  • ‘Kunt je mij wat meer informatie geven over de inhoud van de functie?” ‘Ja hoor, wat wil je precies weten?
  • Vragen over je werkervaring of je motivatie voor de functie en de organisatie waar je solliciteert.
• Oefen de vragen met iemand. Jij bent de sollicitant en de ander is de werkgever. Neem het gesprek eventueel op zodat je na afloop kunt luisteren hoe het gesprek verlopen is.
• Zorg dat je pen, papier, je CV, je vragen, de vacature en je vacatureanalyse en aantekeningen en agenda bij de hand hebt.
• Bel op het juiste tijdstip. In de regel niet op maandagochtend of vrijdagmiddag. Bij voorkeur bel je op de andere werkdagen tussen 9.00 en 12.00 uur of tussen 13.30 en 17.00 uur.

Voorbeeld vragen over de functie-inhoud:

• Waar ligt het accent binnen de functie?
• Kunt u me daar iets meer over vertellen?
• Wat bedoelt u met ………. ?
• Zijn er nog meer taken of werkzaamheden die in de advertentie niet genoemd zijn?
• Werk ik in deze functie alleen of in teamverband?
• Hoe groot is het team?
• Kunt u me een indruk geven van de sfeer op de afdeling?
• Aan hoeveel mensen geef ik leiding in deze functie?
• Aan wie leg ik in deze functie verantwoording af?
• Kunt u me iets vertellen over hoe de vacature is ontstaan?
• Waar is de standplaats?
• Is er een gedetailleerde functiebeschrijving beschikbaar?
• Kunt u mij deze toesturen?

Voorbeeld vragen over de organisatie:

• Welke producten en diensten levert uw organisatie? (zie ook de internetsite van het bedrijf)
• Wie zijn de belangrijkste klanten en afnemers?
• Hoeveel vestigingen heeft het bedrijf?
• Hoeveel medewerkers werken er in totaal?
• Wat is de plaats van de afdeling waar de vacature is binnen het bedrijf?
• Is er een recent jaarverslag beschikbaar?
• Kunt u mij deze toesturen?

Voorbeeld vragen over de functie-eisen:

• Welke eisen zijn voor u de harde eisen?
• Waarom vindt u die eis voor deze functie het meest belangrijk?
• U vraagt iemand die ………. Ik zit daar dichtbij, want ik heb ………. Past dit binnen deze functie?
• In uw advertentie lees ik tussen de regels dat u op zoek bent naar iemand die ………. Klopt dat?
• Ik ben ………. dan in de advertentie als gewenst aangegeven wordt. Daar staat tegenover dat ik ………. te bieden heb. Hoe kijkt u daar tegenaan?

Overige voorbeeldvragen:

• Aan wie kan ik mijn sollicitatiebrief richten?

Het telefoongesprek

Een gesprek duurt gemiddeld niet langer dan 5 minuten. Zorg dat je de juiste persoon aan de lijn krijgt.

Heb je de juiste persoon aan de lijn, denk aan de volgende punten:

• Maak contact.
• Laat iemand eerst aan je stem wennen.
• Stel jezelf voor door je naam duidelijk te noemen.
• Vraag of het moment schikt, of de persoon nu tijd heeft om een paar vragen te beantwoorden. Zo niet, vraag wanneer het wel schikt (je hebt dan een telefonische afspraak). Als iemand hier ja op zegt, heeft hij daadwerkelijk aandacht voor je.
• Geef aan dat je geïnteresseerd bent in de vacature en er meer over wilt weten.
• Vraag door naar over wat jij wilt weten
• Probeer een beeld van de functie te krijgen.
• Probeer een beeld te krijgen van wie ze als mens zoeken.
• Stel open vragen die beginnen met wie, wat, waar, waarom of hoe.
• Luister actief naar de antwoorden, vraag door om alles duidelijk te krijgen.
• Formuleer je vragen positief, bijvoorbeeld: Zeg liever NIET ‘Wanneer ik geen HBO-diploma heb, is het dan niet mogelijk om te solliciteren?’. Zeg WEL; “Met welke andere opleidingen of werkervaring is het mogelijk om te solliciteren?”.
• Toon belangstelling, doe enthousiast, maak nieuwsgierig.
• Zorg dat er een kort en zakelijk, en ook plezierig, telefoongesprek op gang komt waardoor je goed onthouden wordt.
• Sluit het gesprek af.

Denk bij het afsluiten aan de volgende punten:

• Vat samen wat jullie besproken en afgesproken hebben.
• Laat blijken dat je aan de eisen voldoet en wat je te bieden hebt aan persoonlijke kwaliteiten en sterke punten.
• Bedank je gesprekspartner voor de tijd en informatie.
• Noteer naam en functie van degene die je hebt gesproken.
• Laat weten dat je motivatiebrief gaat schrijven. Beslis nóóit tijdens het gesprek dat je niet schrijft.
• Als dit niet vermeld staat in de vacature, vraag dan aan wie je de brief kunt richten.
• Als het iemand anders betreft dan die je spreekt, vraag dan of je zijn/haar naam mag noemen in je brief!
• Beëindig het telefoongesprek met een positieve boodschap. Laat merken dat je enthousiast bent.
• Bedank nogmaals en hang op.

Maak zoveel mogelijk aantekeningen van wat je te weten gekomen bent.

Als de functie niet bij je past, kun je het gesprek gebruiken als een netwerkcontact. Je bent geïnteresseerd in de organisatie en vraagt of er andere mogelijkheden voor je zijn. Vertel waar jouw interesse ligt en wat je kwaliteiten zijn.